Esta investigación trata sobre la posible certificación de documentos digitales (ya sea que sean digitales desde su creación, o hubieran sido físicos primero), mediante la inserción de un sello digital utilizando la Firma Electrónica Avanzada.
A continuación analizaremos cada uno de los siguientes puntos:
- DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS.
- Niveles de calidad.
- Prestadores de Servicios de Certificación (PSC).
- Verificación de la autenticidad de la constancia.
- Verificación del Sello Digital de Tiempo.
- DE LOS DOCUMENTOS FISICOS A DIGITALIZAR.
- VALIDEZ INTERNACIONAL.
- FECHA CIERTA.
La era digital nos ha alcanzado, y con ello la necesidad de generar medidas alternas a la presencialidad para poder desarrollarnos en todos los ámbitos de nuestra vida, por supuesto el ámbito jurídico no se queda atrás.
Aunque en México los medios digitales ya se habían dado a notar, no fue sino hasta el 13 de junio del 2003, que se publicó en el Diario Oficial de la Federación la reforma al Código de Comercio que adicionó el Título Tercero al que se denominó “Comercio Electrónico”, en donde se comenzó a abordar la digitalización en el comercio mexicano, señalando los parámetros para las comunicaciones y acuerdos entre comerciantes.
Posterior a ello, el 19 de julio del 2004 durante el gobierno del expresidente Vicente Fox Quesada, se promulgó el “Reglamento del Código de Comercio en Materia de Prestadores de Servicios de Certificación”, en donde ya se prevé la existencia de certificación de documentos originales almacenados en medios digitales, sin embargo, al llevarse a cabo experimentaciones de campo, los resultados no fueron satisfactorios.
Para poder corregir las deficiencias de este nuevo sistema, el legislador realizó la adición del Capítulo I Bis al Código de Comercio, el cual se denomina “Digitalización”, esto con fecha del 08 de abril del 2019.
Pero como sabemos, el legislador no puede cubrir mediante Ley todos los aspectos fácticos de una institución, dejando a las autoridades administrativas la facultad para poderlas complementarlas, ya sean mediante reglamentos o Normas de Carácter General, las cual en nuestro tema viene a ser la NOM-151-SCFI-2016, misma que se denominó como “Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos”, las cual se trata de la principal referencia jurídica para comprender los lineamientos de la digitalización de documentos en México, y la cual sirve como la principal referencia con la que se escribe el presente artículos.
No obstante que la normatividad aplicable señala una gran cantidad de definiciones, es este apartado solo se mencionan las más importantes, y que son indispensables para entender el tema.
Digitalización: Migración de documentos impresos a mensajes de datos, de acuerdo con lo dispuesto en la norma oficial mexicana sobre la digitalización y conservación de mensajes de datos.
Firma Electrónica Avanzada: Firma personal y única emitida por el Servicio de Administración Tributaria.
Prestador de Servicios de Certificación: La persona privada o institución pública que preste servicios relacionados con las firmas electrónicas, expide sellos digitales o presta servicios relacionados con la conservación de mensajes de datos, el sellado digital de tiempo y la digitalización de documentos impresos, en los términos que establezca en la norma oficial mexicana sobre la digitalización y conservación de mensajes de datos.
Sello digital: El registro que prueba que un dato existía antes de la fecha y hora de emisión del citado sello, en los términos que se establezca en la norma oficial mexicana sobre la digitalización y conservación de mensajes de datos.
Titular del certificado: Se entenderá por la persona a cuál fue expedido el certificado.
- DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS.
1.Niveles de calidad.
Para poder llevar a cabo una correcta digitalización de documentos, es necesario conocer los elementos con los que debe contar el archivo que se pretende digitalizar, esto en virtud de cumplir con los lineamientos necesarios requeridos.
Y ya sea que este sea un archivo físicamente existente o que se creará en un medio digital, es importante conocer los siguientes parámetros que fija la NOM-151.
- Representaciones gráficas: 200 píxeles por pulgada o superior para representaciones en blanco y negro, color o escalas de grises.
- Audio: Frecuencia de muestreo de 94.1 kHz y 16 bits o superior.
- Video: Resolución de 352 píxeles de ancho por 288 píxeles de alto o superior de acuerdo con el formato CIF definido en la H.216 de la Unión Internacional de Telecomunicaciones.
2.Prestadores de servicios de certificación (PSC).
Los Prestadores de Servicios de Certificación son personas físicas o morales, que han sido acreditados por la Secretaría de Economía para generar de manera legal Sellos de Tiempo, lo cual a su vez certifica un documento o archivo digital, convirtiéndolo en original. La importancia de conocer quienes son los PSC acreditados radica en que pondrás a su disposición archivos confidenciales para ti o bien para tu negocio o empresa, y estos al estar monitoreados por la Secretaría de Economía, deben cumplir con una serie de medidas que aseguren tu seguridad y confidencialidad, teniendo como único supuesto de revelación de datos la orden judicial.
El proceso de digitalización comienza una vez que el formato de los archivos que se pretende digitalizar esta correcto y cuentas con tu firma electrónica avanzada vigente.
Posteriormente es necesario contactar a un PSC autorizado por la Secretaría de Economía, quien pueda ayudarnos con la certificación de los archivos deseados.
Los PSC autorizados se encuentran publicados en la página oficial de la Secretaría de Economía, y aunque existen intermediarios en el mercado que ofrecen los mismos servicios, estos son los PSC que la Secretaría de Economía da publicidad.
-ADVANTAGE SECURITY S. DE RL DE C.V.
-CECOBAN S.A. DE C.V.
-PSC WOLD S.A. DE C.V.
-LEGALEX G.S. S.A. DE C.V.
-SEGURIDATA PRIVADA S.A. DE C.V.
-INTERFACTURA S.A.P.I. DE C.V.
-EDICOMUNICACIONES MÉXICO S.A. DE C.V.
-NOTARIA 230 DE LA CIUDAD DE MÉXICO.
-ATEB SERVICIOS S.A. DE C.V.
El contacto y servicios que ofrecen cada uno de ellos podrás encontrarlo en la página de la Secretaría de Economía, esto siguiendo el link contenido en la bibliografía del presente artículo.
Ahora bien, una vez puesto a disposición del PSC tu archivo o documento, este generará una constancia, la cual deberá contener un sello digital de tiempo y las firmas electrónicas del comerciante y del PSC.
Una vez hecho lo anterior, el documento que se genere, será original digital.
3.Verificación de la autenticidad de la constancia.
La manera en que podrás verificar la autenticidad de la constancia otorgada será por medio de la verificación de los siguientes puntos.
- Obtención de forma confiable del certificado digital del prestador que firmó el sello digital de tiempo.
La forma de verificar este punto es realizar la certificación con PSC autorizados y publicados en la página de la Secretaría de Economía.
- Verificación de la Firma Electrónica Avanzada del PSC en el sello digital.
La constancia de verificación deberá contener ambas firmas electrónicas, tanto la del PSC, como la del comerciante, esto en términos del artículo 95 bis I del Código de Comercio.
- Obtención de la huella digital del documento.
Dicho elemento está contenido en los elementos del sello digital de tiempo.
4.Verificación de sello digital de tiempo.
Una vez que se otorga la constancia de digitalización, tendrá contenido un sello digital de tiempo, el cual podrás verificar mediante la existencia de todos sus elementos, los cuales se conforman por:
- Versión del sello digital de tiempo.
- Identificador de objeto cuyo contenido corresponderá con la versión del documento de las políticas de emisión de sellos digitales.
- Huella digital electrónica que se obtiene de la solicitud.
- Número serial único que identificará al sello digital de tiempo.
- Fecha y hora en que se está generando el sello digital.
Es indispensable verificar que el PSC que firma y a nombre de quien se expidió el sello este contenido en los PSC autorizados por la Secretaría de Economía.
- DE LOS DOCUMENTOS FÍSICOS A DIGITALIZAR.
Una vez que has digitalizado los archivos o documentos por medio de los requisitos que solicita la NOM 151, estos pasarán a ser un elemento original, ya sea que este haya sido digitalizado por medio de una copia física o bien, que desde su creación haya existido en medios electrónicos.
Este archivo será transmitible por medios digitales y todas las veces que se envíe será el original, siempre y cuando no sufra algún cambio o alteración, sin embargo, la impresión de este lo convertirá en una copia que en caso de querer utilizarse como documento oficial deberá ser pasada ante la fe pública para efectos de su validez física, puesto que la digitalización convierte a los archivos en originales y validos siempre y cuando estos se desenvuelvan en medios electrónicos.
Una vez que has digitalizado los documentos físicos, te encuentras en la libertad de llevar a cabo la destrucción de los mismos, esto siguiendo las temporalidades que nos señala el Código de Comercio, mismo que tratándose de cartas, mensajes, telegramas, contabilidad y libros sociales indica un lapso mínimo de 10 diez años.
- VALIDEZ INTERNACIONAL.
Según el Capítulo IV del Título Segundo del Código de Comercio, las Firmas Electrónicas y los Certificados Digitales que expidan las personas físicas o morales que radiquen en el extranjero, contarán con la validez nacional siempre y cuando cumplan con los requisitos del artículo 114 del cuerpo normativo anteriormente señalado, el cual señala como requisitos:
- El lugar en que se haya expedido el Certificado o en que se haya creado o utilizado la Firma Electrónica, y
- El lugar en que se encuentre el establecimiento del Prestador de Servicios de Certificación o del Firmante.
- FECHA CIERTA.
Una duda que atañe a los interesados en la digitalización de documentos es si la existencia de una fecha de certificación genera fecha cierta en cuanto a los hechos que amparan los archivos digitalizados, hasta el momento no existe legislación que permita que este sello genere fecha cierta, si bien, es verdad que en el ámbito fiscal la existencia de este sello digital pueden servir como medio de prueba, la Corte mediante su jurisprudencia 2a./J. 161/2019 (10a.), señaló como supuestos que generan fecha cierta los siguientes:
- Inscripción en el Registro Público de la Propiedad.
- Fe pública.
- Muerte de cualquiera de los firmantes.
En las cuales no engloba la Firma Electrónica Avanzada, ni el Sello Digital de Tiempo.
Si bien es cierto que los medios digitales cada vez tienen más intervención e influencia, también es cierto que existen muchas áreas de oportunidad para la completa concretización del uso de estos medios. Asimismo, el temor de la modificación de los documentos originales es algo que evita que estos se vuelvan un medio convencional de archivo de documentos, sin embargo, el mundo va avanzando y con los medios para poder ofrecer seguridad del almacenamiento electrónico.
El papel cada día es mas obsoleto, y aun cuando no se migre inmediatamente al medio digital, es necesario conocer los medios y los requisitos para entrar al mundo digital.
El mundo y sus necesidades evolucionan y es indispensable la evolución del derecho a la par.
Autor:
Paloma Navarro Díaz.
